Ausgaben für das Homeoffice: Abrechnung als Arbeitslohn oder Werbungskosten?
Die ersten Fragen zur Besteuerung tauchen schon bei der Einrichtung des heimischen Arbeitsplatzes auf. Die Einrichtung beinhaltet alle Arbeitsmittel – vom Laptop über Ordner, Locher, Telefon bis zum Drucker – sowie Schreibtisch, Stuhl und andere arbeitsrelevante Möbel. Grundsätzlich gilt bei der Ausstattung vom Homeoffice: Nur Einrichtung, die vom Arbeitgebenden für den heimischen Arbeitsplatz beschafft wird, ist auch steuerlich relevant. Nutzen Arbeitnehmende also zum Beispiel den eigenen Schreibtisch, ist das für die Steuer unerheblich. Sobald aber arbeitsrelevante Einrichtung vom Arbeitgebenden gestellt wird, sind auch steuerlich relevante Erstattungen möglich. Die Einrichtung kann dabei sowohl vom Arbeitgebenden direkt überlassen werden, als auch von Angestellten selbst besorgt und dann nachträglich erstattet werden. Im letzteren Fall muss allerdings darauf geachtet werden, dass alle Rechnungen auf den Arbeitgebenden ausgestellt sind und individuell erstattet werden und nicht durch einen Pauschalbetrag.
Bei der steuerlichen Behandlung der Einrichtung entscheidet dann die Frage, ob die Ausgaben als Arbeitslohn abgerechnet werden müssen oder nicht. Wenn Sie vermeiden wollen, dass die Kosten unbeabsichtigt zum Arbeitslohn werden, gilt eine einfache Regel: Schließen Sie die private Nutzung für alle Einrichtungsgegenstände aus. Ausnahmen greifen bei Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten oder auf Denglisch: Laptop, Smartphone und Software. Vieles davon kann steuerfrei privat mitgenutzt werden. Ob das auch in Ihrem individuellen Fall so ist, finden wir gerne für Sie heraus.
Die Nutzung von privaten Telefon- und Internetanschlüssen für berufliche Zoom-Calls oder Telefonkonferenzen kann ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden. Hier gibt es zwei grundlegende Arten der Erstattung. Im ersten Fall können sich Angestellte bis zu 20% der Anschlusskosten für Telefon und Internet steuerfrei vom Arbeitgebenden erstatten lassen. Für die Erstattung ist dann zwar kein Einzelnachweis erforderlich, aber Achtung: Steuerfrei ist die Erstattung nur bis zu einer Höhe von 20€ im Monat. Anders ist dies bei einer zweiten Variante: Barzuschüsse durch den Arbeitgebenden. Hierbei können Arbeitgebende einen beliebig hohen Betrag der Telefon- und Internetkosten übernehmen. Das ist dann nicht mehr steuerfrei, kann aber pauschal mit 25% besteuert werden. Dafür muss der Arbeitgebende lediglich eine Erklärung der oder des Angestellten einholen, der die tatsächlichen Kosten für den Anschluss aufzeigt. Die Erklärung muss dann zum Lohnkonto genommen werden.
Die größten Fragezeichen bildet sicherlich die Frage nach der Besteuerung des heimischen Arbeitszimmers. Grundsätzlich gilt nämlich eine Erstattung oder ein Barzuschuss zum heimischen Arbeitszimmer durch den Arbeitgebenden als Arbeitslohn und ist damit steuer- und beitragspflichtig. Allerdings können Arbeitnehmende das private Arbeitszimmer dann wiederum in der privaten Steuererklärung in Form von Werbungskosten geltend machen.
Ungereimtheiten und Überraschungen vermeiden
Richtig knifflig wirds bei der Vermietung des privaten Arbeitszimmers an den Arbeitgebenden. Schließt eine Firma mit einem Arbeitnehmenden einen Mietvertrag, ist das Entgelt in jedem Fall steuerpflichtig. Über die Besteuerung entscheidet dann, welchem Interesse die Vermietung folgt. Wenn Angestellte durch eine Vermietung zum Beispiel weite Strecken zur Arbeit sparen, steht ihr Interesse im Mittelpunkt und die Einkünfte gelten als Gegenleistung für ihre Arbeitskraft. Ergo: Die Einkünfte aus der Vermietung werden zu Arbeitslohn und auch so steuerlich behandelt. Sie müssen dann auch in der Lohnabrechnung entsprechend ausgewiesen werden. Wird hingegen eine Vereinbarung im Interesse des Arbeitgebenden getroffen, weil er zum Beispiel kein größeres Büro für das Unternehmen anmieten will, werden die Mieteinnahmen behandelt wie Mieteinnahmen. Oder wie wir sagen würden: Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung gemäß § 21 EStG. Sie sind dann also kein Arbeitslohn. Wegen dieser Fallstricke sollte die Vermietung auf jeden Fall vertraglich geregelt werden, um Ungereimtheiten und Überraschungen für beide Seiten zu vermeiden.
Das ist wahrscheinlich auch der wichtigste Tipp für alle Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden, wenn es ums Homeoffice geht: Treffen Sie vertragliche Regelungen. Musterverträge sind hier eine einfache Lösung, um unkompliziert Klarheit zu schaffen. Darin lassen sich nicht nur steuerliche Belange regeln, sondern auch gleich noch andere Fragen klären. Wie viele Tage darf oder muss im Homeoffice gearbeitet werden? Was genau zählt zur Einrichtung und wie wird diese beschafft? Wie wird der Datenschutz im Homeoffice gehandhabt? Ein Vertrag schafft Transparenz und beseitigt Unklarheiten zwischen Angestellten und Unternehmen. Und liefert im weiteren Verlauf auch einen rechtlich einwandfreien Nachweis über die Vereinbarungen, damit das Homeoffice steuerlich richtig behandelt werden kann.
Da es wohl sicher ist, dass die Arbeit zu Hause in Zukunft eine bleibende und immer größere Rolle spielen wird, sprechen Sie uns gerne an. Wir helfen Ihnen gerne bei allen steuerlichen und auch vertraglichen Fragen rund ums Thema “Homeoffice”.
Bleiben Sie gesund,
Ihre Susanne Günther
